DASAR HUKUM
Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 124, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4674);
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494);
Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 9 tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Undang-Undang Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 215, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5357)
Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2017 tentang Inovasi Daerah;
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 104 tahun 2018 tentang Penilaiana dan Pemberian Penghargaa dan/atau Isentif Inovasi Daerah;
Peraturan Menteri PANRB Nomor 7 tahun 2021 tentang Kompetensi Inovasi Pelaayanan Publik dilingkungan Kementerian atau lembaga, Pemerintah Daerah, BUM dan BUMD
Peraturan Daerah Nomor 17 Tahun 2020 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Kepulauan Yapen;
Peraturan Bupati Kepulauan Yapen Nomor 22 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kepulauan Yapen.
LATAR BELAKANG PERMASALAHAN
Pelayanan administrasi kependudukan (adminduk) merupakan kebutuhan dasar bagi setiap warga negara dalam rangka mendapatkan hak dan layanan publik secara sah dan terpenuhi. Namun, selama ini proses pengurusan dokumen kependudukan seperti KTP, KK, akta kelahiran, dan dokumen lainnya masih dianggap merepotkan dan memakan waktu lama bagi masyarakat.
Beberapa permasalahan yang sering dihadapi antara lain: Waktu pelayanan yang terbatas dan antrean panjang di kantor Dukcapil membuat warga enggan atau kesulitan untuk mengurus dokumen kependudukan. Keterbatasan jam operasional kantor yang tidak fleksibel, sehingga tidak sesuai dengan jadwal kesibukan masyarakat. Akses layanan yang kurang dekat dengan lokasi aktivitas warga, terutama bagi masyarakat yang tinggal jauh dari kantor Dukcapil. Kurangnya integrasi layanan dengan aktivitas sehari-hari masyarakat, sehingga proses pengurusan dokumen dianggap mengganggu rutinitas seperti bekerja, berbelanja, atau beraktivitas lain. Rendahnya kesadaran dan motivasi warga untuk mengurus dokumen tepat waktu, karena alasan waktu dan kemudahan.
Permasalahan ini memunculkan kebutuhan inovasi layanan yang dapat mempermudah masyarakat dalam mengurus dokumen kependudukan tanpa mengganggu aktivitas sehari-hari mereka. Untuk itu, inovasi SAMBEL UDUK (Sambil Belanja Urus Dokumen Kependudukan) hadir sebagai solusi dengan mengintegrasikan layanan adminduk ke dalam pusat-pusat aktivitas masyarakat seperti pasar, mal, dan pusat perbelanjaan. Dengan konsep ini, masyarakat dapat mengurus dokumen kependudukan secara langsung dan cepat sambil menjalankan kegiatan belanja atau aktivitas harian lainnya.
ISU STRATEGIS
Menentukan lokasi pelayanan yang mudah dijangkau dan strategis di pusat perbelanjaan agar maksimal menjangkau masyarakat yang beraktivitas. Menyediakan fasilitas teknologi seperti komputer, jaringan internet stabil, dan alat cetak dokumen untuk mendukung pelayanan cepat dan akurat.
Pelayanan di tempat harus terhubung langsung dengan sistem administrasi kependudukan pusat untuk validasi data dan pencetakan dokumen. Menjamin keamanan data pribadi warga selama proses administrasi agar tidak terjadi penyalahgunaan atau kebocoran data. Menyiapkan petugas yang terlatih dan ramah dalam melayani masyarakat di lokasi perbelanjaan. Menyesuaikan jam layanan dengan jam sibuk pengunjung agar pelayanan optimal dan tidak mengganggu aktivitas belanja.
Meningkatkan kesadaran masyarakat tentang keberadaan layanan adminduk di tempat perbelanjaan dan manfaatnya. Mengelola antrean secara efisien agar pelayanan cepat dan tidak menimbulkan ketidaknyamanan pengunjung. Menjamin bahwa layanan yang diberikan tetap gratis atau terjangkau bagi masyarakat, serta efisien dari sisi pengelolaan anggaran. Membangun kemitraan yang baik dengan pihak pengelola pasar, mal, atau pusat perbelanjaan untuk kelancaran pelaksanaan layanan.
PEMBAHARUAN INOVASI
Mengembangkan aplikasi mobile atau website untuk pendaftaran layanan adminduk sebelum datang ke lokasi, sehingga mempercepat proses dan mengurangi antrean. Menyediakan unit layanan keliling yang dapat menjangkau pasar tradisional, pusat perbelanjaan, dan komunitas yang sulit diakses. Memastikan data yang diinput di tempat perbelanjaan terintegrasi secara real-time dengan sistem Dukcapil pusat untuk validasi dan pencetakan dokumen.
Menyediakan perangkat IT mutakhir, koneksi internet cepat, serta ruang pelayanan yang nyaman dan privat di area perbelanjaan.
Memberikan pelatihan rutin kepada petugas agar mampu memberikan layanan cepat, ramah, dan profesional.
Menyesuaikan jam layanan dengan jam sibuk pengunjung, termasuk membuka layanan di akhir pekan atau malam hari.
Menggunakan media sosial, spanduk, dan kegiatan komunitas untuk meningkatkan kesadaran masyarakat tentang layanan SAMBEL UDUK.
Menyediakan layanan administrasi lengkap dalam satu lokasi, seperti pembuatan KTP, KK, akta kelahiran, dan surat pindah, sekaligus.
Menggunakan sistem antrian berbasis digital yang memberikan nomor antrian dan notifikasi SMS/WA untuk meminimalisir waktu tunggu.
Menyediakan layanan khusus atau pendamping bagi lansia, penyandang disabilitas, dan masyarakat kurang mampu agar proses administrasi lebih mudah.
METODE PEMBAHARUAN INOVASI SAMBEL UDUK
Inovasi SAMBEL UDUK (Satu Mapel Beres – Urus Dokumen Cepat Lengkap) adalah pembaruan layanan Dinas Dukcapil yang menyatukan pengurusan berbagai jenis dokumen kependudukan dalam satu kali kedatangan. Pembaruan ini menyederhanakan alur persyaratan, mengintegrasikan sistem data, serta menempatkan petugas terpadu untuk memproses berkas secara berurutan namun serentak. Pelaksanaannya dimulai dari pemeriksaan kelengkapan dokumen, verifikasi data, hingga penerbitan beragam dokumen yang diselesaikan sekaligus, sehingga warga tidak perlu bolak-balik mengurus berkas terpisah. Disertai pemantauan layanan dan perbaikan berkelanjutan, inovasi ini menjamin pelayanan lebih hemat waktu, mudah, transparan, serta sah secara hukum.
TAHAPAN PELAKSANAAN INOVASI
Identifikasi lokasi strategis di pusat perbelanjaan atau pasar yang ramai dikunjungi masyarakat.
Koordinasi dengan pengelola tempat perbelanjaan dan pihak terkait seperti Dinas Dukcapil, keamanan, dan instansi pendukung lainnya.
Penyusunan rencana kerja, anggaran, dan kebutuhan sarana prasarana.
Penyediaan perangkat komputer, printer, jaringan internet yang stabil.
Penataan tempat pelayanan yang nyaman, aman, dan mudah diakses pengunjung.
Instalasi sistem layanan online dan integrasi dengan database Dukcapil.
Melakukan kampanye melalui media sosial, spanduk, brosur, serta pengumuman di tempat perbelanjaan.
Edukasi masyarakat tentang manfaat dan prosedur layanan SAMBEL UDUK.
Membuka pos layanan adminduk di lokasi sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Melayani pengurusan dokumen seperti KTP, KK, akta kelahiran, surat pindah, dan lainnya secara langsung.
Melakukan verifikasi data secara real-time dan pencetakan dokumen di tempat.
TUJUAN INOVASI
Mempermudah masyarakat dalam mengurus dokumen kependudukan dengan mendekatkan layanan ke pusat aktivitas harian, seperti pasar dan pusat perbelanjaan.
Menghadirkan layanan langsung di tempat umum agar lebih praktis, tanpa harus datang ke kantor Dukcapil.
Mendorong masyarakat untuk memiliki dokumen seperti KTP-el, KK, akta kelahiran, akta kematian, dan lainnya secara lengkap dan sah.
Dengan penyebaran titik layanan di tempat perbelanjaan, beban pelayanan di kantor pusat dapat berkurang.
Pelayanan yang langsung, terintegrasi, dan real-time mempercepat proses pendaftaran dan pencetakan dokumen.
Melalui pendekatan yang lebih santai dan dekat dengan aktivitas warga, inovasi ini mendorong kesadaran pentingnya memiliki dokumen adminduk yang lengkap.
Dengan semakin banyak warga yang memperbarui atau melengkapi dokumennya, data kependudukan akan lebih valid, mutakhir, dan dapat diandalkan.
HASIL
Warga yang sebelumnya enggan atau kesulitan mengurus dokumen adminduk kini lebih mudah menjangkaunya, sehingga cakupan kepemilikan KTP, KK, akta kelahiran, dan lainnya meningkat.
Masyarakat merasa lebih terlayani karena layanan hadir di tempat yang mudah diakses dan sesuai dengan kegiatan sehari-hari mereka.
Layanan terbagi di berbagai lokasi non-kantor, mengurangi antrean panjang di kantor Dukcapil dan mempercepat proses pengurusan dokumen.
Layanan yang lebih ramah, cepat, dan dekat dengan warga menumbuhkan kepercayaan dan kepuasan masyarakat terhadap pemerintah.
Warga menjadi lebih sadar akan pentingnya memiliki dokumen resmi yang sah secara hukum dan administratif.
Dengan makin banyaknya warga yang mengurus atau memperbarui dokumen, maka data yang masuk ke sistem nasional menjadi lebih valid dan berguna untuk perencanaan pembangunan.
Mendorong kerja sama lintas sektor, seperti antara Dinas Dukcapil, pengelola pusat perbelanjaan, tokoh masyarakat, dan instansi pendukung lainnya.
MANFAAT
Masyarakat dapat mengurus dokumen kependudukan tanpa harus datang ke kantor Dukcapil, cukup saat berbelanja di pasar atau pusat perbelanjaan.
Tidak perlu izin kerja atau ongkos transport tambahan, karena layanan tersedia di lokasi yang sering dikunjungi.
Proses layanan dibuat sesederhana mungkin sehingga masyarakat tidak perlu antre lama.
Masyarakat jadi lebih peduli untuk memiliki dokumen resmi seperti KTP, KK, dan akta kelahiran.
Membantu pemerintah memperoleh data yang lebih akurat dan terbarui untuk keperluan perencanaan dan pelayanan publik.
Layanan tersebar di berbagai lokasi membantu mengurangi antrean dan beban pelayanan di kantor pusat.
Inovasi pelayanan publik yang kreatif dan responsif meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap kinerja pemerintah.