DASAR HUKUM
Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2006 Nomor 124, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4674);
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494);
Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 9 tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Undang-Undang Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 215, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5357)
Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2017 tentang Inovasi Daerah;
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 104 tahun 2018 tentang Penilaiana dan Pemberian Penghargaa dan/atau Isentif Inovasi Daerah;
Peraturan Menteri PANRB Nomor 7 tahun 2021 tentang Kompetensi Inovasi Pelaayanan Publik dilingkungan Kementerian atau lembaga, Pemerintah Daerah, BUM dan BUMD
Peraturan Daerah Nomor 17 Tahun 2020 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Kepulauan Yapen;
Peraturan Bupati Kepulauan Yapen Nomor 22 Tahun 2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kepulauan Yapen.
LATAR BELAKANG PERMASALAHAN
Sejalan dengan amanat Permendagri No. 108 Tahun 2019 tentang Kepemilikan Dokumen Kependudukan, serta mendukung program nasional Satu Data Indonesia dan integrasi data pendidikan (Dapodik) dengan data Dukcapil. Kepemilikan dokumen kependudukan adalah hak setiap penduduk untuk memiliki dokumen resmi yang dikeluarkan oleh negara melalui Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil), yang berfungsi sebagai bukti legal identitas, status hukum, dan domisili seseorang. Dokumen ini menjadi dasar untuk mengakses berbagai layanan publik dan hak sipil.
Administrasi kependudukan (Adminduk) merupakan dasar utama dalam pelayanan publik yang menyentuh langsung kehidupan masyarakat, termasuk dalam bidang pendidikan. Namun, di Kabupaten Kepulauan Yapen masih ditemukan banyak anak usia sekolah yang belum memiliki dokumen kependudukan lengkap, seperti akta kelahiran, Kartu Identitas Anak (KIA), atau Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang terintegrasi dengan data pendidikan.
Minimnya kepemilikan dokumen adminduk pada anak sekolah dapat disebabkan oleh berbagai faktor, antara lain: Kurangnya pemahaman orang tua tentang pentingnya dokumen kependudukan. Akses yang terbatas ke kantor Dukcapil, terutama bagi keluarga di daerah terpencil atau pulau-pulau terluar. Keterlambatan pendaftaran kelahiran, sehingga dokumen seperti akta lahir tidak segera dibuat.Permasalahan ini berdampak langsung pada kesulitan anak dalam mengikuti proses pendidikan secara administratif, seperti saat pendaftaran sekolah, ujian nasional, hingga proses bantuan pendidikan.
Untuk menjawab tantangan tersebut, Dinas Duk capil Kabupaten Kepulauan Yapen meluncurkan inovasi PALING PUAS, yaitu Pelayanan Keliling Adminduk Untuk Anak Sekolah, yang bertujuan mendekatkan layanan perekaman dan penerbitan dokumen kependudukan langsung ke satuan pendidikan. Melalui inovasi ini, Dukcapil hadir secara aktif di sekolah-sekolah dengan membawa alat perekaman dan layanan pencetakan dokumen, sehingga anak-anak dapat langsung memperoleh akta lahir, KIA, atau pembaruan data KK dan NIK, tanpa harus datang ke kantor Dukcapil.
ISU STRATEGIS
Masih banyak anak usia sekolah, terutama di daerah pedalaman, pulau-pulau kecil, dan wilayah perbatasan, yang belum memiliki: Akta kelahiran, Kartu Identitas Anak (KIA), Nomor Induk Kependudukan (NIK) terdaftar di Dapodik, hal ini berdampak pada kendala administratif dalam proses pendidikan, seperti pendaftaran sekolah, Ujian Nasional, dan bantuan pendidikan.Kendala geografis Kabupaten Kepulauan Yapen, seperti medan yang sulit dijangkau dan jarak tempuh yang jauh ke kantor Dukcapil, membuat banyak orang tua enggan atau kesulitan mengurus dokumen anaknya.
Masih banyak orang tua yang belum memahami bahwa akta kelahiran dan KIA adalah dasar legalitas identitas anak, sehingga menunda atau mengabaikan pengurusannya. Ketidaksesuaian antara data kependudukan dengan data siswa di sistem Dapodik menyebabkan data tidak sinkron dan menyulitkan perencanaan pendidikan berbasis data akurat Kementerian Dalam Negeri mendorong setiap Dukcapil daerah agar berinovasi dan memberikan pelayanan jemput bola yang responsif terhadap kebutuhan masyarakat, khususnya kelompok rentan seperti anak-anak.Sebagai bagian dari upaya mendigitalisasi layanan dan mewujudkan "Satu Data Indonesia", inovasi pelayanan ke sekolah-sekolah menjadi langkah strategis untuk menyasar generasi muda sejak dini.
PEMBAHARUAN
Awalnya hanya akta kelahiran dan KTP el , namun kemudian cakupan layanan dalam inovasi PALING PUAS kini mencakup: Pernerbitan/pencetakan Kartu Identitas Anak (KIA) bagi siswa SD/SMP/SMA SMA/SMK yang berusia usia 16–17 tahun, Perbaikan dan sinkronisasi data Dapodik dengan NIK Dukcapil dan Pembetulan elemen data seperti nama, tanggal lahir, nama orang tua, dan lainnya. Dari hanya sekolah negeri/swasta di wilayah kota, kemudian diperluas ke sekolah-sekolah yang berada di kampung pesisir dan pulau-pulau Sekolah luar biasa (SLB) dan anak berkebutuhan khusus. Integrasi dengan aplikasi identitas digital Dukcapil untuk pendaftaran dan aktivasi Identitas Kependudukan Digital (IKD) bagi siswa SMA. Melibatkan lebih banyak mitra seperti: Dinas Pendidikan untuk sinkronisasi data Dapodik. Kepala Sekolah dan wali kelas sebagai pengumpul dan validator data. Komite Sekolah dan orang tua untuk edukasi tentang pentingnya Adminduk.
METODE PEMBAHARUAN INOVASI PALING PUAS
Inovasi PALING PUAS (Pelayanan Lancar, Informasi Jelas, Hasil Akurat, Nyaman, Cepat, Ramah, Aman, dan Sepenuhnya Puas) adalah pembaruan layanan Dinas Dukcapil yang berfokus pada peningkatan kualitas pelayanan hingga mencapai kepuasan maksimal warga. Pembaruan ini meliputi penyederhanaan prosedur, penyediaan informasi yang transparan, peningkatan keterampilan dan sikap petugas, serta pemastian keamanan dan keakuratan data kependudukan. Pelaksanaannya dimulai dari sambutan yang ramah, panduan yang jelas, proses yang cepat dan tepat waktu, hingga penyerahan dokumen yang sah secara hukum. Ditunjang dengan penampungan saran serta evaluasi berkelanjutan, inovasi ini menjamin setiap warga mendapatkan pelayanan yang adil, bebas pungutan liar, dan benar-benar memenuhi kebutuhan mereka.
TAHAPAN INOVASI
Identifikasi sasaran sekolah yang akan dikunjungi berdasarkan data anak usia sekolah yang belum memiliki dokumen adminduk lengkap.
Koordinasi dengan Dinas Pendidikan dan pihak sekolah untuk menentukan jadwal dan persiapan teknis.
Penyusunan tim pelayanan keliling yang terdiri dari petugas Dukcapil, tenaga pendukung IT, dan staf administrasi.
Melakukan sosialisasi kepada kepala sekolah, guru, komite sekolah, dan orang tua siswa mengenai pentingnya dokumen kependudukan.
Penyebaran informasi tentang jadwal pelayanan keliling dan persyaratan dokumen Pengumpulan data awal siswa yang belum memiliki akta kelahiran, KIA, atau KTP-el melalui sekolah.
Verifikasi data dan dokumen pendukung oleh tim Dukcapil, memastikan kelengkapan persyaratan.
Pelaksanaan pelayanan langsung di sekolah menggunakan alat perekaman data elektronik dan pencetakan dokumen.
Petugas membantu proses perekaman biometrik, pengisian formulir, dan penerbitan dokumen seperti akta kelahiran, KIA, dan KTP-el.
Dokumen yang sudah selesai dicetak diserahkan langsung kepada siswa atau wali murid.
Jika pencetakan di tempat tidak memungkinkan, dokumen akan didistribusikan melalui sekolah dalam waktu yang telah ditentukan.
TUJUAN
Memastikan setiap anak usia sekolah memiliki dokumen adminduk yang lengkap dan sah seperti akta kelahiran, Kartu Identitas Anak (KIA), dan KTP-el sesuai ketentuan.
Memberikan layanan jemput bola langsung di sekolah agar proses perekaman dan penerbitan dokumen kependudukan lebih mudah, cepat, dan tanpa harus datang ke kantor Dukcapil.
Meningkatkan Kesadaran Masyarakat, Sekolah, dan Orang Tua tentang Pentingnya Dokumen Kependudukan. Melalui edukasi dan sosialisasi, mengubah pola pikir masyarakat agar lebih aktif dan sadar dalam pengurusan dokumen adminduk anak.
Mendukung Data Kependudukan yang Akurat dan Terintegrasi dengan Data Pendidikan. Menyelaraskan data kependudukan dengan data Dapodik agar mendukung perencanaan pendidikan dan kebijakan berbasis data yang valid.
Mengintegrasikan layanan adminduk anak dengan program digitalisasi identitas kependudukan yang sedang dijalankan oleh pemerintah pusat.
HASIL
Banyak anak yang sebelumnya belum memiliki akta kelahiran, KIA, atau KTP-el kini sudah memiliki dokumen resmi yang valid dan sah.
Proses perekaman dan penerbitan dokumen menjadi lebih cepat karena layanan dilakukan langsung di sekolah tanpa harus datang ke kantor Dukcapil.
Anak-anak yang memiliki dokumen lengkap tidak mengalami hambatan administratif dalam pendaftaran sekolah, ujian, dan mendapatkan berbagai layanan sosial lainnya.
Orang tua, guru, dan sekolah lebih aktif dalam pengurusan dokumen kependudukan anak setelah mengikuti sosialisasi dan mendapat kemudahan pelayanan
Sinkronisasi data Dukcapil dengan Dapodik meningkatkan kualitas data kependudukan dan pendidikan yang digunakan dalam perencanaan pembangunan daerah.
Mendorong terwujudnya layanan publik yang inklusif dana responsif, layanan jemput bola ini memnerikan akses yang merata keseluruh penduduk terrutama anak anak baik yang ada di kota maupun yang berada dipelosok kampung.
MANFAAT
Layanan yang mendatangi langsung sekolah mengurangi beban dan biaya perjalanan ke kantor Dukcapil.
Dokumen seperti akta kelahiran, KIA, dan KTP-el dapat diperoleh lebih cepat dan efisien.
Memastikan seluruh anak memiliki identitas resmi yang penting untuk pendidikan dan layanan lainnya.
Anak-anak yang memiliki dokumen lengkap tidak mengalami hambatan administrasi di sekolah maupun ujian.
Data yang akurat memudahkan pemerintah dalam merencanakan program dan kebijakan berbasis data.
Melalui sosialisasi dan layanan langsung, masyarakat menjadi lebih paham dan sadar akan hak administrasi kependudukan.
Memberikan pelayanan yang inklusif dan merata, terutama bagi anak-anak di daerah terpencil, pulau kecil, dan wilayah yang sulit dijangkau.